Analis De Problema
Analisis De Problemas Y Toma De Decisiones — Presentation Transcript
- 1. Análisis de problemas y toma de decisiones
- 2.
Cuatro patrones básicos de pensamiento ¿Qué está ocurriendo? ¿por qué
ocurrió esto? ¿qué curso de acción deberíamos adoptar? ¿qué nos espera
más adelante?
- 3. Las técnicas del Análisis de Problemas Las
técnicas se dividen en estas principales categorías:
- 1. Definición del
problema.
- 2. Descripción del problema en cuatro dimensiones: identidad,
ubicación, tiempo y magnitud. 3. Extracción de la información clave en
las cuatro dimensiones para descubrir las posibles causas. 4. Pruebas
para deducir la causa más probable. 5. Verificación de la causa real.
Ambos tipos de problemas, la desviación actual de un desempeño que antes
era aceptable y un desempeño que nunca ha satisfecho las expectativas,
pueden abordarse mediante las técnicas del Análisis de Problemas.
- 4.
Descripción del problema en cuatro dimensiones: identidad, ubicación,
tiempo y magnitud IDENTIDAD: qué es lo que estamos tratando de explicar
UBICACIÓN: dónde lo observamos TIEMPO: cuándo ocurre MAGNITUD: que
tan grave, o extenso es
- 5. Situaciones en las que el desempeño
real nunca ha estado a la altura de las expectativas Cuando comenzamos
el Análisis de Problemas del tipo "nunca ha dado
resultado", es razonable examinar el propio DEBIERA del
desempeño y quizá realizar alguna investigación. ¿Es realista el
DEBIERA? ¿Ha sido alcanzado, en algún sitio, por alguien? ¿Quién dice
que es el DEBIERA? ¿Y con base en qué criterios? En ocasiones las normas
de desempeño se establecen sin cuidado o en un nivel intencionalmente
mayor al que puede llegar cualquiera. Y en ocasiones un DEBIERA del
desempeño se comunica de cierta manera, cuando en realidad significa
otra cosa.
- 6. Análisis de decisiones En todas las
organizaciones deben tomarse decisiones y realizarse acciones. Compete a
las personas correspondientes de la organización seleccionar las
acciones, determinar cómo realizarlas, y hacer-se responsables de su
implantación con éxito. Pero con frecuencia hay confusión respecto a las
decisiones. A las personas se les dificulta pensar juntas sobre las
elecciones que deben hacer. No se ponen de acuerdo en dónde comenzar o
cómo proceder. Como resultado, pueden pasar por alto información
importante, no consultar a las personas debidas y cometer errores. La
toma de decisiones organizacional con frecuencia no es tan buena como
debería. A la gente le gusta tomar parte en la toma de decisiones. No
obstante, en una organización muchos rehúyen la tarea debido a las
controversias que implica. Al carecer de procedimientos imparciales y
aceptados por todos, la toma de decisiones se convierte en una contienda
entre los que sostienen distintos puntos de vista. Prevalecen los que
detentan más poder. Los demás aceptan las decisiones para no quedar en
ridículo y evitar una confrontación directa.
- 7. ¿Sí o No?
¿Debemos cambiar o continuar como antes? En ocasiones debemos decidir
si cambiamos cierta operación o seguimos como antes. La decisión
"Sí, cambiamos" siempre va acompañada por muchos
factores desconocidos. Por otro lado, la decisión "No, no
cambiamos" tiene desventajas obvias, porque de no ser así
nunca se habría hecho la propuesta de cambiar. No obstante, el estar
familiarizado con el status quo es un atributo que ayuda para elegir
el No.
- 8. Cuatro actividades básicas Identificación de áreas
críticas de una actividad, proyecto, operación, suceso, plan, etc.
Identificación de problemas potenciales específicos dentro de esas
áreas vulnerables que pudieran tener suficientes efectos negativos en la
operación para ameritar que se actúe ahora. Identificación de las
causas probables de esos problemas potenciales e identificación de las
acciones que evitarán que ocurran. Identificación de las acciones
contingentes que pueden realizarse si fracasan las acciones
preventivas, o cuando no es posible acción preventiva alguna.
- 9.
Identificación de causas probables y de acciones preventivas Quien
realice un Análisis de Problemas Potenciales cuenta con dos tipos de
acciones: acciones preventivas y acciones contingentes. El efecto de
una acción preventiva consiste en eliminar, parcial o totalmente, la
causa de un problema potencial. El efecto de una acción contingente
consiste en reducir el impacto de un problema que no puede ser
prevenido. Las acciones preventivas, si pueden ejecutarse, son
obviamente más efectivas que las acciones contingentes.
- 10. Un
tipo distinto de proceso El Análisis de Problemas Potenciales tiene una
característica que lo distingue en esencia de los procesos racionales
del Análisis de Problemas y el Análisis de Decisiones. En estos
últimos, un paso conduce inexorablemente al siguiente y los pasos se
siguen ordenada y exhaustivamente hasta producir una conclusión lógica.
Esto no siempre ocurre en el Análisis de Problemas Potenciales.
- 11.
Análisis de problemas potenciales El análisis de Problemas Potenciales
plantea dos preguntas básicas: "¿Qué podría salir mal? ¿Qué
podríamos hacer al respecto ahora?" Cuatro actividades básicas
nos delimitan el ámbito de trabajo para el Análisis de Problemas
Potenciales: 1. Identificación del áreas críticas: ¿Dónde nos
perjudicaría más? ¿En qué puntos nos afectaría más el cambio? 2.
Identificación de problemas potenciales específicos dentro de las áreas
de mayor vulnerabilidad. Son situaciones específicas que presentan una
amenaza tan seria que implican una acción inmediata. 3. Identificación
de acciones que evitarán la ocurrencia de problemas potenciales
específicos. Dichas acciones están dirigidas a la causa probable del
cambio amenazador. 4. Identificación de acciones contingentes que
puedan minimizar los efectos de problemas potenciales que no pueden ser
totalmente prevenidos. El Análisis de Problemas Potenciales no es una
búsqueda negativa de dificultades. Es una búsqueda positiva de modos de
evitar y reducir las dificultades aun tienen probabilidades de
presentarse en el futuro.
- 12. Técnicas del análisis de
situaciones Reconocer situaciones Separara las situaciones en
componentes manejables Establecer prioridades Planear la resolución de
situaciones Las técnicas de Análisis de situaciones permiten al
directivo aumentar su competencia en estas cuatro actividades
- 13.
Etapas del Análisis de situaciones RECONOCER SITUACIONES: Actuales o
futuras Desviaciones Amenazas Oportunidades SEPARAR: Romper situaciones
amplias en situaciones más pequeñas definidas con mayor claridad
Enumerar situaciones adicionales que deben ser resueltas FIJAR
PRIORIDADES: Decidir en qué orden se va a trabajar con las situaciones
ya desglosadas PLAN DE RESOLUCIÓN: Seleccionar el proceso apropiado para
resolver cada situación Planear el quién, qué, dónde, cuándo y cuánto
de la resolución
- 14. Preguntas de especificación para problemas
de desempeño humano IDENTIDAD: ¿QUIÉN es la persona (o el grupo) cuyo
comportamiento nos preocupa? ¿CUÁL, específicamente, es ese
comportamiento? (Incluir actos y comentarios del individuo.) LUGAR:
¿DÓNDE se observa el comportamiento? TIEMPO: ¿CUÁNDO se hizo aparente
por primera vez este comportamiento? ¿CUÁNDO se observó dicho
comportamiento desde esa fecha? (Tomar nota si existe una pauta
reconocible en el tiempo de ocurrencia de tal comportamiento.) MAGNITUD:
¿Cuál es la EXTENSIÓN del comportamiento? (Por ejemplo: ¿Cuántas
quejas? ¿Cuánto afecta a la operación? ¿Hasta dónde se extiende el
efecto de ese comportamiento?)
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